Quando a produtividade cai, os atrasos aumentam ou o desperdício começa a pressionar a margem, é comum que a primeira suspeita recaia sobre a impressora.
Em alguns casos, essa percepção está correta: falhas recorrentes, instabilidade, baixa disponibilidade ou limitações técnicas podem indicar que o equipamento já não atende às necessidades da operação.
Em outros, porém, a máquina apenas reflete problemas que surgem antes ou depois da impressão. Arquivos incompletos, mudanças constantes na programação, materiais indisponíveis, falta de padronização, excesso de intervenções manuais e gargalos no acabamento também reduzem a produtividade, mesmo quando o equipamento está tecnicamente disponível.
Por isso, substituir a impressora sem compreender a origem da perda pode apenas deslocar o gargalo. A nova máquina aumenta a capacidade de uma etapa, mas o restante da operação continua limitando o volume que chega ao cliente.
Antes de decidir pela modernização, é necessário analisar a produção como um sistema, acompanhando o trabalho desde sua entrada até a entrega final.
A produtividade não pertence apenas à impressora
A velocidade da máquina é apenas uma parte do resultado.
Uma gráfica pode contar com um equipamento capaz de produzir em alta velocidade e, ainda assim, enfrentar prazos longos porque os trabalhos chegam incompletos, os materiais não estão disponíveis ou o acabamento não acompanha o ritmo da impressão.
O desempenho real depende da conexão entre diferentes etapas:
- Atendimento e orçamento;
- Aprovação comercial;
- Preparação e validação dos arquivos;
- Planejamento;
- Separação dos materiais;
- Setup;
- Impressão;
- Inspeção;
- Acabamento;
- Expedição.
Quando uma dessas etapas não acompanha as demais, o fluxo perde continuidade. A impressora pode ficar ociosa aguardando informações ou produzir rapidamente um volume que permanecerá parado antes do corte, da laminação, da rebobinagem ou de outro processo de acabamento.
A pergunta, portanto, não deve ser apenas se a máquina produz com velocidade suficiente, mas se toda a operação consegue transformar essa capacidade em trabalhos aprovados, concluídos e entregues.
1. Localize onde os atrasos realmente começam
O primeiro passo do diagnóstico é acompanhar um trabalho completo e registrar quanto tempo ele permanece em cada etapa.
Não basta saber que um pedido levou quatro dias para ser entregue. É necessário entender quanto desse período foi efetivamente dedicado à produção e quanto foi consumido por esperas, correções, aprovações ou filas.
Um arquivo, por exemplo, pode permanecer um dia inteiro na pré-impressão, embora tenha exigido apenas 30 minutos de trabalho técnico. Da mesma forma, uma bobina pode ser impressa dentro do prazo, mas passar dois dias aguardando corte ou rebobinagem.
Para cada etapa, vale registrar:
- Horário de entrada do trabalho;
- Momento em que a atividade começou;
- Horário de conclusão;
- Tempo efetivamente produtivo;
- Período de espera;
- Motivo da interrupção;
- Número de devoluções ou correções;
- Setor responsável pela liberação.
Essa separação entre processamento e espera revela onde o fluxo começa a perder velocidade.
Se a maior parte do prazo é consumida antes da impressão, o problema pode estar nos arquivos, nas aprovações, no planejamento ou na preparação dos materiais. Quando o acúmulo ocorre depois da máquina, o acabamento ou a expedição merecem atenção.
2. Compare a capacidade nominal com a produção aprovada
A velocidade indicada na ficha técnica representa o potencial do equipamento em determinadas condições. Na operação diária, porém, a produtividade é influenciada por setups, trocas de substrato, ajustes, pequenas interrupções, inspeções e materiais descartados antes da aprovação.
Por isso, a quantidade bruta impressa não é o melhor indicador.
O dado mais relevante é a produção aprovada por hora disponível, pois considera apenas aquilo que efetivamente pode ser vendido e entregue ao cliente.
Alguns indicadores ajudam a construir essa análise:
- Velocidade média real;
- Produção aprovada por turno;
- Tempo médio de setup;
- Percentual do turno dedicado à produção vendável;
- Quantidade de pequenas interrupções;
- Material descartado antes da aprovação;
- Volume de retrabalho;
- Diferença entre a produção programada e a efetivamente entregue.
As comparações também precisam considerar trabalhos equivalentes. Um pedido recorrente, realizado em substrato conhecido e com poucos ajustes, não deve ser comparado diretamente a outro com maior número de cores, material sensível, acabamento complexo ou tolerâncias mais rigorosas.
Se a impressora mantém bom desempenho em trabalhos padronizados, mas perde produtividade apenas em determinadas aplicações, arquivos ou materiais, a causa pode estar fora da máquina.
Por outro lado, se o desempenho permanece baixo mesmo em trabalhos conhecidos, com parâmetros controlados e materiais dentro das especificações, a hipótese de uma limitação técnica ganha força.
3. Classifique corretamente as causas das paradas
Registrar apenas que a máquina ficou parada não fornece informação suficiente para uma decisão.
Uma hora perdida por falha mecânica é diferente de uma hora de espera por substrato, arquivo ou aprovação. Embora ambas reduzam a produção, exigem soluções completamente distintas.
Por isso, as paradas devem ser classificadas por causa, utilizando categorias consistentes, como:
- Falha mecânica;
- Falha elétrica ou eletrônica;
- Manutenção preventiva;
- Ajuste de qualidade;
- Setup;
- Arquivo;
- Aprovação;
- Falta de substrato;
- Falta de tinta;
- Ausência de ferramenta;
- Mudança de prioridade;
- Falta de operador;
- Espera pelo acabamento;
- Ausência de trabalho programado.
Depois de algumas semanas ou meses, esses registros permitem identificar quais causas concentram a maior quantidade de horas perdidas.
Se a indisponibilidade está relacionada principalmente a falhas mecânicas recorrentes, a máquina precisa ser investigada. Caso a maior parte das perdas esteja associada a arquivos, materiais ou alterações na programação, a substituição do equipamento provavelmente não resolverá o problema.
Uma análise de Pareto pode ajudar a organizar essas causas por frequência ou duração, permitindo que a empresa concentre esforços nos poucos fatores responsáveis pela maior parte da perda.
4. Verifique se os arquivos chegam prontos para produzir
Problemas de pré-impressão frequentemente aparecem somente quando o trabalho já está programado para entrar em máquina.
Entre os erros mais comuns estão:
- Sangria insuficiente;
- Fontes ausentes ou incorretas;
- Imagens em baixa resolução;
- Espaços de cor incompatíveis;
- Separações inadequadas;
- Linhas de corte incorretas;
- Excesso de cobertura de tinta;
- Dimensões divergentes;
- Informações incompletas na ordem de produção.
Quando esses problemas são detectados tarde, a máquina pode ficar esperando uma correção ou o operador pode tentar compensar na impressão algo que deveria ter sido resolvido anteriormente.
Alguns indicadores ajudam a avaliar essa etapa:
- Percentual de arquivos reprovados;
- Quantidade média de correções por pedido;
- Tempo entre recebimento e liberação;
- Trabalhos enviados à máquina sem validação completa;
- Erros identificados somente durante o setup;
- Horas de máquina consumidas por problemas de arquivo.
Se trabalhos recorrentes e previamente validados apresentam boa produtividade, enquanto pedidos novos ou provenientes de determinados clientes geram atrasos frequentes, o gargalo provavelmente está na preparação das informações.
Nesse caso, padronizar arquivos, automatizar verificações e melhorar a comunicação com clientes e equipes internas pode gerar mais resultados do que substituir a impressora.
5. Avalie o planejamento e a disponibilidade dos recursos
Uma máquina disponível pode permanecer parada porque o próximo trabalho ainda não está realmente pronto.
Isso acontece quando o substrato não foi separado, a tinta não está preparada, chapas, clichês, facas ou cilindros não estão disponíveis ou a ordem de serviço chega incompleta.
Mudanças constantes de prioridade também reduzem a eficiência. Um trabalho pode ser interrompido para atender uma urgência, exigindo que a equipe refaça parte do setup posteriormente. Quando isso se repete, a operação perde tempo mesmo sem qualquer falha técnica no equipamento.
Vale acompanhar:
- Horas em que a máquina esteve disponível, mas sem condições de produzir;
- Ordens iniciadas sem todos os recursos;
- Tempo de espera por materiais;
- Número de alterações na programação;
- Setups refeitos por mudança de prioridade;
- Trocas que poderiam ser evitadas pelo agrupamento de trabalhos semelhantes.
O planejamento da sequência também interfere diretamente no número de setups. Agrupar pedidos por substrato, formato, tinta ou configuração pode reduzir trocas e melhorar o aproveitamento do turno.
A pergunta fundamental é simples: a máquina está parada porque apresentou um defeito ou porque o processo não entregou tudo o que ela precisava para produzir?
6. Verifique se o acabamento acompanha a impressão
Imprimir mais rápido não significa necessariamente entregar mais rápido.
Depois da impressão, muitos produtos ainda passam por etapas como:
- Corte;
- Rebobinamento;
- Laminação;
- Aplicação de verniz;
- Estampagem;
- Dobra;
- Vinco;
- Colagem;
- Encadernação;
- Inspeção;
- Embalagem.
Quando essas operações possuem capacidade inferior à impressão, o material começa a se acumular. A gráfica produz mais, mas cria uma fila maior dentro da própria fábrica.
Alguns sinais de gargalo no acabamento são:
- Trabalhos impressos aguardando vários dias pela próxima etapa;
- Estoque intermediário crescente;
- Horas extras concentradas no pós-impressão;
- Atrasos mesmo quando a impressão termina no prazo;
- Terceirização recorrente;
- Necessidade de reduzir o ritmo da impressora para controlar o acúmulo.
Nesse cenário, comprar uma máquina mais rápida pode agravar o desequilíbrio, aumentando o volume parado sem elevar a quantidade de pedidos concluídos.
É necessário comparar a capacidade horária de impressão com a capacidade das etapas seguintes, considerando também o tempo de setup, a variedade dos trabalhos e a disponibilidade dos equipamentos de acabamento.
Em alguns projetos, integrar etapas em linha pode reduzir movimentações e estoques intermediários. Em outros, o melhor investimento pode estar no acabamento, e não na impressão.
7. Identifique a dependência excessiva de operadores específicos
A experiência dos operadores é essencial para qualquer operação gráfica. O risco aparece quando o processo depende exclusivamente do conhecimento de uma ou duas pessoas.
Quando apenas um profissional consegue estabilizar determinado trabalho, repetir uma configuração ou corrigir desvios, a empresa fica vulnerável a ausências, mudanças de turno e crescimento da demanda.
A dependência também dificulta a padronização e pode gerar diferenças significativas entre equipes.
É importante comparar:
- Tempo de setup por operador;
- Desperdício por turno;
- Velocidade média;
- Quantidade de intervenções manuais;
- Tempo até a primeira produção aprovada;
- Variação de qualidade entre equipes;
- Utilização dos recursos automáticos da máquina.
Alguns sinais merecem atenção:
- O mesmo trabalho apresenta resultados diferentes conforme o turno;
- Parâmetros precisam ser reconstruídos em cada repetição;
- Não existem receitas ou registros confiáveis;
- Determinados recursos da máquina são raramente utilizados;
- A ausência de um operador compromete a programação.
Automação e armazenamento de parâmetros podem reduzir essa dependência, mas não substituem treinamento, documentação e critérios claros de operação.
Uma máquina moderna inserida em um processo sem padronização continuará sujeita a variações e intervenções desnecessárias.
8. Calcule quanto tempo é perdido antes, durante e depois da impressão
Para entender o impacto de cada etapa, a gráfica pode dividir o tempo perdido em três blocos.
Antes da impressão
Inclui espera por:
- Arquivos;
- Correções;
- Aprovações;
- Programação;
- Materiais;
- Tintas;
- Chapas, clichês, cilindros ou ferramentas;
- Liberação da máquina.
O principal indicador é o tempo entre a entrada do pedido e o início efetivo do setup.
Durante a impressão
Inclui:
- Setup;
- Tempo até a aprovação;
- Pequenas paradas;
- Redução de velocidade;
- Ajustes de registro ou cor;
- Falhas mecânicas;
- Desperdício;
- Retrabalho.
Nesse bloco, vale acompanhar produção aprovada por hora, tempo médio de setup, material perdido por troca e horas de parada por causa.
Depois da impressão
Inclui:
- Espera pelo acabamento;
- Conversão;
- Inspeção;
- Reimpressão;
- Embalagem;
- Expedição;
- Terceirização.
O indicador mais importante é o tempo entre o fim da impressão e a conclusão efetiva do produto.
Ao reunir esses dados, a empresa consegue identificar se a maior perda está na preparação, na máquina ou nas etapas posteriores.
Um teste controlado pode ajudar no diagnóstico
Depois de mapear o fluxo, a gráfica pode executar um trabalho conhecido em condições controladas.
O teste deve utilizar:
- Arquivo previamente validado;
- Substrato dentro das especificações;
- Materiais e ferramentas disponíveis;
- Parâmetros conhecidos;
- Operador treinado;
- Acabamento preparado;
- Ausência de alterações na programação.
Se a máquina continuar apresentando instabilidade, velocidade baixa, desperdício ou falhas recorrentes, a hipótese de limitação técnica se fortalece.
Caso o desempenho seja satisfatório durante o teste, mas caia novamente na rotina, o problema provavelmente está na variabilidade do processo.
Esse tipo de comparação ajuda a evitar decisões baseadas apenas em percepções ou em acontecimentos isolados.
Quando o problema tende a estar realmente na impressora
A necessidade de uma intervenção técnica mais profunda ou de modernização ganha consistência quando:
- Falhas mecânicas ou eletrônicas são recorrentes;
- A máquina não mantém registro, tensão ou qualidade em condições controladas;
- A velocidade precisa ser reduzida em diferentes trabalhos e materiais;
- Manutenção e padronização não recuperam o desempenho;
- Componentes ou sistemas estão obsoletos;
- Peças e suporte se tornam difíceis de encontrar;
- O equipamento não atende aplicações estratégicas para a gráfica;
- O custo para manter a operação compromete a margem.
Mesmo nesses casos, a resposta não precisa ser automaticamente a substituição completa. Manutenção, retrofit, atualização de sistemas, redistribuição dos trabalhos ou aquisição de uma nova configuração são alternativas que devem ser comparadas.
Modernizar é corrigir o gargalo certo
Uma nova tecnologia pode elevar a velocidade, reduzir setups, melhorar a repetibilidade e ampliar a capacidade da gráfica. Esses ganhos, porém, só se convertem em resultado quando o restante do processo está preparado para acompanhá-los.
Se os arquivos continuam chegando incompletos, os materiais não estão disponíveis, os parâmetros não são padronizados e o acabamento permanece sobrecarregado, a nova capacidade será subutilizada ou criará filas em outras etapas.
Por isso, uma decisão de investimento precisa considerar o fluxo completo da produção, e não somente a máquina que parece apresentar o problema.
Antes de investir, é necessário identificar onde a operação realmente perde tempo, capacidade e margem.
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Fontes
ISO 22400-1:2014 — Key Performance Indicators for Manufacturing Operations Management https://www.iso.org/standard/56847.html
ISO 22400-2:2014 — Definitions and Descriptions of Manufacturing KPIs https://www.iso.org/standard/54497.html
What Is (X)JDF? — CIP4 Organization https://www.cip4.org/print-automation/jdf
CIP4 Publishes the Initial Version of the XJDF Conventional Printing ICS https://www.cip4.org/news-detail/cip4-publishes-a-new-version-of-the-conventional-printing-ics
Prinect Workflow — The Key to Digitizing Industrial Printing https://www.heidelberg.com/global/en/print_and_packaging/software/workflow/digitalization/prinect_workflow_the_key_to_digitizing_the_printing_industry.jsp
Workforce and Automation in Postpress Production https://www.heidelberg.com/global/en/print_and_packaging/industries_and_applications/commercial_production/commercial_news_1/workforce_and_automation_in_postpress/workforce_and_automation.jsp
Technical Specifications — Ghent Workgroup https://gwg.org/technical-specifications/
PDF/X Workflow — Ghent Workgroup https://gwg.org/pdf-x-workflow/
Print Production Tools Overview in Acrobat Pro https://helpx.adobe.com/acrobat/using/print-production-tools-overview-acrobat.html
Analyzing Documents with the Preflight Tool https://helpx.adobe.com/acrobat/using/analyzing-documents-preflight-tool-acrobat.html
What Is FIRST? — Flexographic Technical Association https://www.flexography.org/what-is-first/
FIRST — Flexographic Image Reproduction Specifications & Tolerances https://www.flexography.org/training-resources/resource-library/flexographic-image-reproduction-specifications-and-tolerances-first/
One Complete Digitalized Workflow — BOBST https://www.bobst.com/eu/en/industry/label/solutions/one-complete-digitalized-workflow
